Vous souhaitez nommer une société française en tant que représentant légal d’une société à responsabilité limitée espagnole (S.L.) ? Voici un guide détaillé des formalités à accomplir pour assurer une désignation conforme aux exigences légales en Espagne.
- Obtention du NIE pour le représentant de la société française :
La personne physique représentant légal de la société française doit obtenir un NIE (Numéro d’Identification des Étrangers) en Espagne avant toute nomination officielle.
La demande peut être effectuée auprès du Consulat espagnol ou bien via une personne fondée de pouvoirs en Espagne. Dans ce cas, il faudra prévoir d’obtenir une procuration notariée autorisant la demande de NIE sous forme d’acte authentique, établi devant notaire en France ou en Espagne. Si la procuration est établie en France, elle devra être apostillée (Convention de La Haye) et traduite officiellement en espagnol.
Lors de la demande de NIE en Espagne, il faudra également présenter une copie certifiée conforme du passeport ou CNI du représentant légal, avec apostille et traduction assermentée.
Une fois les documents originaux reçus, un rendez-vous peut être obtenu sous 1 à 2 semaines, avec remise du NIE le jour même ou dès le lendemain.
Pour plus d’informations concernant l’obtention du NIE vous pouvez consulter le lien suivant : https://icp.administracionelectronica.gob.es/icpplus/index.html
- Obtention du NIF pour la société française :
Toute société étrangère exerçant une fonction d’administration en Espagne doit obtenir un NIF (Numéro d’Identification Fiscale) avant son inscription au Registre du Commerce espagnol.
De même que pour la demande de NIE, il faudra obtenir une procuration notariée pour la demande de NIF sous forme d’acte authentique en y joignant un extrait Kbis (moins de 3 mois), le tout apostillé et traduit en espagnol.
De manière générale, le rendez-vous pour la demande de NIF en Espagne est obtenu sous 3 à 10 jours et délivré le jour même.
- Désignation du nouvel administrateur de la société espagnole :
La modification du mode de gouvernance en Espagne implique une mise à jour du Registre du Commerce espagnol et des statuts de la société espagnole.
Afin de procéder à ce changement il faudra suivre les formalités suivantes :
- Désignation du représentant personne physique : Une personne physique doit être nommée pour représenter la société française en tant qu’administrateur en Espagne. Cette désignation doit être formalisée par un procès-verbal d’assemblée générale de la société française, qui devra être apostillé et traduit en espagnol.
- Changement de gouvernance de la société espagnole : Adoption d’un procès-verbal des décisions des associés de la société espagnole actant la désignation de la société française comme nouvel administrateur de la société espagnole. Le procès-verbal doit être signé par le représentant de la société française, acceptant officiellement la nomination de cette dernière.
- Certification de la décision : l’administrateur actuel de la société espagnol devra signer une attestation certifiant des accords pris en Assemblée Générale. Cette certification devra être authentifiée et apostillée si elle est signée hors d’Espagne.
- Formalisation notariale en Espagne : Signature de l’acte authentique de modification de l’organe d’administration devant un notaire espagnol. Il est possible de déléguer cette signature à un fondé de pouvoirs, sous réserve qu’il dispose d’un pouvoir express et soit inscrit au Registre du Commerce espagnol.
- Dépôt et enregistrement de l’acte notarié de désignation de la société française en tant que représentant légal en Espagne : Une fois l’acte notarié signé en Espagne, le notaire enverra une demande de provision avant de procéder au dépôt officiel au Registre du Commerce et des Sociétés.
Délais : 15 jours ouvrés à compter de la date de dépôt.
N’hésitez pas à nous contacter pour un suivi personnalisé et un accompagnement complet.
Héloïse LOPEZ
Avocat au Barreau de Barcelone Col. 31984 – ICAB